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Conceptos respecto a Ofertas

Previó a la contratación para la realización de una obra, un patrocinador y/o cliente requerirá de cierta información que le permita tomar la decisión de invertir en una construcción y poder seleccionar de entre los varios oferentes que podrían existir. Esta información, como mínimo, considera la definición del alcance (objetivos del proyecto), el tiempo estimado para su ejecución y el presupuesto requerido para la construcción.

Dentro del sector público, los procesos de contratación que maneja cada país determinan técnicas, formatos y requisitos que se deben cumplir al momento de presentar una oferta y que básicamente, significa realizar una planificación (a diferente nivel de detalle) de un proyecto constructivo.

Según la definición dada por el Project Management Institute – PMI, un proyecto es “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”. Justamente su característica de ser único implica que para cada obra sea necesaria una nueva planificación; esto unido, con otras características como su temporalidad, la realización de la construcción por etapas o fases y la necesidad de optimizar el uso de recursos, hacen necesaria la realización de un eficiente plan del proyecto que sea la línea base para su posterior seguimiento y control.

Indiscutiblemente, el pilar fundamental antes de armar una oferta, es tener claramente definido, y lo más preciso posible, el alcance del proyecto; es decir, los objetivos, las especificaciones e inclusive los rubros (paquetes de trabajo) que conforman dicha construcción, ya que esta dimensión afecta directamente a las otras dos dimensiones básicas de un proyecto: tiempo y costo, en la llamada triple restricción.

Presentar una planificación realista y fundamentada, a partir de la definición del alcance del proyecto establecida como una restricción del proyecto, es precisamente el objetivo principal de la realización de una oferta.

Una oferta, entre otros elementos claves, implica presentar un cronograma que determine cómo se llevará a cabo la realización de la obra y por supuesto, su presupuesto, fondos económicos necesarios invertir para la consecución del objetivo.

Definición del Alcance con InterPro 

Dentro del ciclo de vida de un proyecto constructivo se encuentra la fase de construcción, previo a esta está la realización de la “Definición detallada” es decir, la fase de ingeniería o estudios, donde el objetivo principal es definir claramente el alcance del proyecto que incluye: planos, especificaciones técnicas, rubros a ejecutarse, tiempo y costo referenciales.

A partir de esta información los oferentes, interesados en ejecutar la fase constructiva del proyecto, deberán presentar un plan (oferta) que cumpla con el alcance definido, y que estén acorde a limites aceptables del tiempo y costos establecidos en los estudios.

El elemento principal para definir el alcance de un proyecto es el EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) que consiste en descomponer el trabajo a realizar en elementos más pequeños y fáciles de dirigir. Esta división frecuentemente significa determinar las fases del proyecto (capítulos y supcapítulos) para posteriormente llegar al nivel de los rubros (paquetes de trabajo) necesarios para la realización de la obra.

En InterPro, uno de los formularios clave del módulo de Ofertas y Planificación, es el EDT, a partir de este no solo que se podrá posteriormente obtener el presupuesto sino también realizar el cronograma del proyecto.

Este formulario permite el ingreso de los capítulos y subcapítulos, hasta llegar al nivel de rubros o tareas, utilizando opciones de aplicar/anular sangría, y de ordenamiento se puede ir creando una estructura.

 

Estimación del costo del proyecto (presupuesto) con InterPro 

Una vez definido el alcance en InterPro, es el momento de obtener el presupuesto del proyecto, para ello, hay que analizar costos directos de cada uno de los rubros del EDT (paquetes de trabajo), además de los costos indirectos generales de la obra.

El análisis de precio unitario es la técnica que comúnmente se utiliza para la estimación de costos de un proyecto, especialmente en el sector público. Está técnica implica realizar un análisis de una unidad de un determinado rubro o tarea, por ejemplo, 1 m2 de cerámica, 1 m3 de excavación, 1 m3 de hormigón, etc. Para su realización, primero se establece los recursos (equipos, mano de obra, materiales y el transporte de estos de ser necesario), sus costos unitarios, y qué cantidad es necesaria; en lo que respecta a la mano de obra y equipo hay que determinar también su rendimiento, es decir, el tiempo necesario para construir una unidad (tiempo/unidad) o puede establecerse también como el número de unidades que puede hacerse en un determinado tiempo (unidad/tiempo).

 

Determinados los costos directos del análisis, hay que incorporar los costos indirectos. Los costos indirectos hace referencia a los costos generales necesarios para realizar el proyecto u obra, y que no están directamente asociados a los costos de la realización de los rubros o tareas. Aquellas contribuciones adicionales que siendo necesarias para la realización del rubro o tarea, no es posible fijar la cantidad en forma precisa. Dentro de estos costos se clasifican los: gastos administrativos, alquileres de locales provisionales y depreciaciones, garantías y seguros, materiales de consumo, capacitación y promoción, mano de obra de dirección y mano de obra indirecta, seguridad industrial, costos financieros, imprevistos entre otros, además de agregar la utilidad del constructor.

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Ofertas económicas con InterPro